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展示会終了

先週、3日間に渡って某業界の展示会が開催されました。うちの会社もこれに出展したため、最近は準備&本番対応で多忙でした。特に私は出展準備全般の主担当でしたので、しばらく生きた心地がしませんでした。展示会がとりあえず終わって、今は魂が抜けたような状態になっています。

この展示会は原則とし毎年開催されています。しかし、一昨年はコロナ禍のために開催中止となっていました。また、うちの会社もコロナ感染のリスクを勘案して、開催していた年にも参加を見送ったりしていました。今年は「そろそろ大丈夫だろう」ということで、3年ぶりの出展となりました。

とはいえ、コロナ禍はまだ続いています。実は今年も開催が危ぶまれていました。展示会の事務局は8月頃に「開催可能」と判断し、弊社も出展の運びとなりました。

現在うちのチームは人の入れ替わりが激しく、展示会出展の経験者が少なくなっています。そのため、もし今年出展するのであれば、主担当は出展経験のある私になる、ということが割と早くから決まっていました。なので本音を言ってしまうと、事務局には「開催不可能」と判断してほしかったし、うちの会社にも「出展不可能」と判断してほしかったです。

ちょうど8月頃は、コロナ第何波か忘れましたが、また感染者数が増えて来ていました。おそらく事務局は開催を断念するだろうなと高を括っていましたが、まさかの開催可能判断となり、私は絶望、私以外のメンバーは喜んだものです。何が辛いって、通常業務でも結構パンパンな状態なのに、その上に展示会準備の業務がドーンと乗っかってくることです。

出展が決まると、コンセプトやブースレイアウトを考えて、ブースの設営業者さんと調整していきます。今年は隣接するブースとの調整が少々難航して、うちのレイアウトがギリギリまで決まりませんでした。また並行して、資料、パネル、動画などを準備します。これらは印刷業者等に依頼する必要があるため、お尻を決めて早めに取り揃えなければなりません。更に備品やノベルティの準備や発注も必要です。

これに付随して、意外と大変なのが社内調整です。資料は外部に配布して良い内容か、パネルや動画は出展して問題ない内容か、いちいち社内ワークフローを通してチェックをかけなければなりません。このワークフローがとにかく多いんですよ。上記の他にも、出展の決定、うちのWebサイトに出展を告知、出展社Webサイトにうちの情報を掲載、既存顧客へのメール案内などなど、全て個別に資料を添えてワークフロー起案が必要です。設営業者への支払いなど、予算が絡む事柄に対しても当然のことながらワークフロー必須です。先月末頃は、一体自分が何のワークフローを起案していて、それぞれがどこまで進んでいるのか、もう分からなくなっていました。

展示会当日の説明員シフト調整もなかなか嫌でした。みんな忙しいので頼みづらいものがあります。また、展示会初参加だったり、まだうちの商材(システム)に不慣れだったりするメンバーも居るため、事前に説明員用の説明会を開催したりしました。こんな準備状況だったので、変な話ですが、本番が始まると「やっと準備が終わった」と少し解放された感がありました。

展示会の方は、3日間とも意外と来場者が多かったです。コロナの影響が事前に分からず、全く来場者数を予想できていませんでした。本番はもうあくせくと対応するだけでした。時々、外人さんに説明を求められて、あらためて英語力の無さを痛感したりしました。ここ数年は在宅勤務なので、先週の展示会対応ではとにかく身体の疲労が激しかったです。

こうして展示会が終わりましたが、本当に大変なのは今週以降かもしれません。これから承り書を整理して、順次フォローしていきます。また、展示会対応中はメールを全く見れませんでした。今朝久々にメールを確認したところ、200件以上溜まっていました。はー、社畜はつらいです。

 

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